كيف اكتب محضر اجتماع فوري

كيف اكتب محضر اجتماع فوري، ماذا يكتب في محضر الاجتماع، كيف تكتب تقرير عن اجتماع، كيف تكتب محضر اجتماع جمعية، ازاي تكتب محضر، سواء تم تكليفك بتدوين ملاحظات للجنة أو تم تعيينك سكرتيرًا لمجلس إدارة مؤسستك، فإن إعداد محضر الاجتماع لا يجب أن يكون مهمة شاقة، وفيما يلي بعض النصائح والأفكار التي ستساعدك على البدء في كتابة وإعداد محاضر اجتماعات فعالة، بالإضافة إلى نموذج محضر اجتماع يمكنك متابعته وأخذ الفائدة منه، حيث تم إعداد هذا المقال في موقعنا المصري نت حول كيفية كتابة محاضر الاجتماعات لمساعدة المتطوعين أو العاملين في المنظمات الصغيرة والعضوية الذين قد يكونون جددًا في مهمة أخذ وإعداد محاضر اجتماعات اللجان أو مجالس الإدارة.

ما الذي يجب عليك تضمينه عند كتابة محضر الاجتماع

يوجد العديد من الخطوات من اجل تضمين كتابة المحضر الاجتماعات، فالخطوات الخمس التي يجب عليك تضمينها هي:

• مرحلة ما قبل التخطيط
• أخذ سجل – في الاجتماع
• محضر كتابة أو نسخ
• توزيع أو مشاركة محاضر الاجتماعات
• حفظ أو تخزين الدقائق للرجوع إليها في المستقبل.

ما هي التفاصيل التي يجب أن يكون عليها محضر الاجتماع

يجب أن يتضمن المحضر عنوان المجموعة التي ستجتمع والتاريخ والوقت والمكان، وأسماء الحاضرين بما في ذلك الموظفين والشخص الذي قام بتسجيل المحضر، وأيضا جدول الأعمال، حيث يجب أن تظهر الأصوات المأخوذة في مكانها في جدول الأعمال.

كيف اكتب محضر اجتماع

المحاضر هي سجل ملموس للاجتماع للمشاركين فيه ومصدر للمعلومات للأعضاء الذين لم يتمكنوا من الحضور، ففي بعض الحالات يمكن أن يكون محضر الاجتماع بمثابة نقطة مرجعية، وعلى سبيل المثال: عندما تؤثر نتائج الاجتماع على الأنشطة أو المشاريع التعاونية الأخرى داخل المنظمة يمكن استخدام الدقائق لإعلام أو تذكير الأفراد بالمهام الموكلة إليهم أو الجداول الزمنية الخاصة بهم، وللإجابة على التساؤل السابق يكون كما يلي:

ولكتابة محضر اجتماع فعال، يجب عليك تضمين ما يلي:

• اسم الاجتماع ومكانه.
• تاريخ ووقت الاجتماع.
• قائمة المشاركين في الاجتماع.
• الغرض من الاجتماع.
• لكل بند من بنود جدول الأعمال: القرارات وبنود العمل والخطوات التالية.
• موعد ومكان الاجتماع القادم.
• المستندات المطلوب تضمينها في تقرير الاجتماع.

ما هي ملاحظات الاجتماع

إذا سألك شخص ما عن عدد الاجتماعات التي لديك في أسبوع معين، فربما تجد صعوبة في الإجابة، ليس لأنك لا تهتم ولكن لأن لديك الكثير من الاجتماعات والاشغال الأخرى، فعندما تكون في اجتماعات مهمة وتخرج منها وإليها طوال اليوم، فقد يكون من الصعب تذكر من قال ماذا أو ما هي الأهداف التي اتفق عليها الجميع، لكن ملاحظات الاجتماع هي مجرد سجل لاجتماعك، حيث تفضل معظم الفرق تعيين محرر ملاحظات في بداية كل اجتماع، بحيث يمكن لشخص واحد التركيز على التقاط محتويات الاجتماع بدلاً من جعل الجميع يتدافعون لالتقاط ما يمكنهم فعله، كما وتقوم العديد من الفرق بتدوير محرر الملاحظات بحيث يكون لكل فرد حصة متساوية في الاجتماع.

من الذي يجب أن يستخدم نموذج ملاحظات الاجتماع

أي فريق يريد الاحتفاظ بسجل مكتوب لما حدث أثناء الاجتماع، فهذا مهم بشكل خاص للاجتماعات مع بنود العمل والمواعيد النهائية والقرارات، كما ويمكنك تعيين شخص واحد ليكون مسؤولاً أو قد ترغب في تناوب المهام بحيث يكون شخص مختلف مسؤولاً عن تحديث ملاحظات الاجتماع في كل مرة.

نموذج محضر اجتماع شركة

شركة / ……………………………………………..

محضر اجتماع رقم (…..) المكان : ……………………………………………. التاريخ : ……………………………………………..

الزمن : …………………………………………….

الغرض من الاجتماع : …………………………………………………………..

رئيس الإجتماع :…………………………………. المدون :……………………………………….. المراقب : …………………………………………….

المدعوون : ح : حضور – غ : غياب – م : معتذر

الإسم : …………………………

بنود الإجتمـــــــــــــــــاع :

…………………………………………………

…………………………………………………

…………………………………………………

…………………………………………………

…………………………………………………

البنود الثابتة :

1. مراجعة الحضور والغياب
2. مراجعة محضر الاجتماع السابق
3. . تحديد بنود الاجتماع القادم : ( مكان – زمن – رئيس – مراقب – مدون- بنود )
4. . مراجعة التكاليف والقرارات المعلقة
5. البند الزمن المسؤول النتائج / الملاحظات

نتائج الإجتماع :

…………………………………………………

…………………………………………………

…………………………………………………

…………………………………………………

…………………………………………………

على الأقل من المهم الحصول على نسخة من جدول أعمال الاجتماع واستخدامه كدليل أو مخطط تفصيلي لتدوين الملاحظات، وإعداد تنسيق أولوياتك، وإعداد المحاضر، فمع ترتيب العناصر وترقيمها في محضر الاجتماع مطابقة تلك الموجودة في جدول الأعمال.